Jak otworzyć kawiarnię?

Własna kawiarnia ze świeżo zmieloną kawą, z aromatycznymi herbatami i z pysznym ciastem to marzenie wielu osób. Jednak założenie takiego miejsca to duże przedsięwzięcie. Pojawiają się pytania o to, jak założyć własny punkt gastronomiczny z kawą? Ile potrzeba pieniędzy, żeby otworzyć kawiarnię? Jak powinien wyglądać jej plan? Ile wynoszą miesięczne koszty prowadzenia kawiarni? Sprawdź na nie odpowiedzi!

Jak otworzyć kawiarnię – najważniejsze aspekty

“Jak założyć kawiarnię?” – to jedno z pierwszych pytań wpisywanych w wyszukiwarkę przez osoby, które marzą o własnym lokalu. Odpowiedzi są bardzo różne, a część z nich jest dość nieaktualna. Dlatego zdecydowaliśmy się zebrać wszystkie najważniejsze informacje o tym, jak otworzyć własną kawiarnię, w jednym miejscu. A zatem – od czego zacząć?

• Stworzenie biznesplanu – sporządzenie tego dokumentu to podstawa! Podczas pisania go można od razu zobaczyć, co będzie sprawiać najwięcej trudności, co nie zostało uwzględnione w wyobrażeniach, a także jakie są szanse na powodzenie biznesu w wybranym miejscu. Jednocześnie można od razu stworzyć listę z rodzajami towarów, które będą dostępne w kawiarni wraz z ich dostawcami. Dzięki temu będziesz wiedzieć, jakich firm zacząć szukać. W biznesplanie trzeba również uwzględnić ocenę rynku i konkurencji, prognozy finansowe, plany zatrudnienia kadry, a także zarys działań marketingowych i opis wizji rozwoju przedsiębiorstwa w dłuższym okresie. Na podstawie tych informacji można się przekonać nie tylko, ile pracy Cię czeka, ale także jak dużo pieniędzy musisz mieć, aby móc otworzyć swoją kawiarnię. Pamiętaj również, że biznesplan jest Ci potrzebny, aby uzyskać dofinansowanie np. z funduszu unijnego. Dlatego nie pomijaj tego kroku.

• Znalezienie lokalu – znalezienie odpowiedniego obiektu to nie lada sztuka. Aby otworzenie kawiarni okazało się sukcesem, trzeba wybrać takie miejsce, gdzie Twoi klienci bez problemów Cię znajdą. Jednocześnie warto zadbać o klimat, a także o to, żeby konkurencja znajdowała się nieco dalej. Nie zapomnij również o tym, żeby sprawdzić, kto mieszka lub pracuje w pobliżu. Pamiętaj, że to będą prawdopodobnie Twoi pierwsi klienci! Dlatego warto ocenić, czy oferta kawiarni będzie dla nich odpowiednia. Jako przedsiębiorca musisz wziąć także pod uwagę koszty wynajmu lokalu oraz czy on spełnia wymagania sanepidu. Jeśli zamierzasz np. zmieniać menu w trakcie prowadzenia biznesu, zwróć uwagę, czy urząd pozwala na przygotowywanie innych potraw. Dzięki temu unikniesz przykrego rozczarowania. 

• Przeprowadzenie rekrutacji – nie można otworzyć kawiarni bez zespołu pracowników. Dlatego koniecznie ogłoś na lokalnych stronach internetowych, że poszukujesz osób do obsługi klientów, a także do pracy na kuchni. Warto nie zostawiać tego zadania “na ostatnią chwilę”, ponieważ może się okazać, że znalezienie odpowiedniej osoby jest czasochłonne. Z pewnością nie chcesz zatrudnić niekompetentnych osób, dlatego zarezerwuj na to zadanie sporo czasu.

• Założenie firmy – jeśli chcesz otworzyć własną kawiarnię, wizyta w urzędzie Cię nie ominie. Możesz otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę. Wybór zależy przede wszystkim od Twojej wizji dalszego rozwoju kawiarni. Trzeba również wybrać kod PKD. W przypadku tego typu obiektu gastronomicznego to będzie PKD 56.10.A. Pamiętaj także o wykonaniu wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tam należy wybrać m.in. formę opodatkowania. Aby przejść przez wszystkie kroki bez większych problemów, warto skontaktować się z doświadczoną księgową. 

• Remont lokalu – rzadko zdarza się, żeby obiekt spełniał wszystkie wymagania i od razu nadawał się do prowadzenia kawiarni. Dlatego po wynajmie nieruchomości trzeba ją odpowiednio przygotować.  Należy uwzględnić m.in. infrastruktury wodociągową i kanalizacyjną, toalety, zaplecze ze zlewozmywakami, osobne wejście dla gości i personelu, szatnię dla pracowników, wentylację i klimatyzację oraz przestrzeń do przyjmowania gości. Nie zapomnij również o wyposażeniu! Urządzenie zarówno kuchni, baru, jak i jadalni może sporo kosztować, co znacznie podwyższy koszty otwarcia biznesu.

• Uzyskanie zgody na prowadzenie kawiarni wydana przez Wojewódzki Inspektorat Sanitarny – bez tego dokumentu można zacząć działać. Natomiast, aby go uzyskać, trzeba przygotować książeczki sanepidowskie, projekt techniczny lokalu, książkę kontroli, umowę na wywóz śmieci, wyniki badań z wody, potwierdzenie wykonania szkolenia BHP pracowników, wyniki deratyzacji, a także zestawienia dostaw, codziennej higieny podłóg i sprzętów oraz temperatury w lodówkach. Dopiero po zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów można złożyć wniosek o zgodę na prowadzenie kawiarni.

• Stworzenie planu promocji – żaden biznes nie przetrwa bez odpowiedniej reklamy. Jednak nie możesz polegać wyłącznie na dużym banerze w środku miasta i papierowych ulotkach rozdawanych ludziom. Pomyśl również o wykorzystaniu innych kanałów komunikacji, jak media społecznościowe, ale także przeglądarki internetowe czy lokalne strony internetowe. Warto zamieścić w różnych miejscach ogłoszenia o zaplanowanym otwarciu. Pomyśl także o tym, żeby atrakcyjnie zaprezentować menu i nagrodzić pierwszych klientów. Dobrze sprawdzają się także konkursy z bonami np. na darmową kawę czy ciastko. W ten sposób można przyciągnąć wiele osób, spośród których uzyskasz zaufane grono klientów.

• Inwestowanie w systemu POS – nowoczesne oprogramowania dla kawiarni to świetna pomoc w zarządzaniu zamówieniami i płatnościami. Za ich pomocą można szybko wygenerować niezbędne raporty, a także skontrolować stany magazynowe. Dlatego warto wziąć to rozwiązanie pod uwagę. 

Zainteresuje Cię również: Co powinno składać się na wyposażenie lokalu gastronomicznego? Niezbędnik

Koszty otwarcia kawiarni – ile to może kosztować?

To, ile będzie kosztować otworzenie kawiarni, zależy od wielu aspektów. Jednym z nich jest lokalizacja. Wynajem lokalu w dużym mieście takim jak np. Kraków jest znacznie droższy niż korzystanie z nieruchomości w małej miejscowości, np. w świętokrzyskim Busko-Zdroju czy w podkarpackim Tarnobrzegu. Różnice mogą wynosić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych!

Na koszty otwarcia mają wpływ także:

• czynsz za lokal,
• zakres remontu i wykorzystane materiały,
• rodzaj  oraz ilość wyposażenia gastronomicznego,
• meble do urządzenia jadalni dla gości,
• forma opodatkowania,
• liczba zatrudnionych osób oraz ustalone stawki za wynagrodzenie,
• sposób reklamy biznesu,
• menu, w tym wykorzystywane produkty do przyrządzania dań,
• ubezpieczenie lokalu.

W sumie koszty otwarcia kawiarni wahają się od 100 tysięcy złotych nawet do 1 miliona złotych. Możesz nieco zaoszczędzić, jeśli zdecydujesz się np. na zakup wyposażenia gastronomicznego ze sprawdzonego źródła. Solidne urządzenia i trwałe meble nie tylko doskonale sprawdzą się w praktyce, ale także będą Ci dłużej służyć. Dzięki temu nie trzeba będzie ich wymieniać co kilkanaście miesięcy. Dodatkowo profesjonalne wyposażenia gastronomiczne łatwo utrzymuje się w czystości, co zmniejsza ilość zużytych środków chemicznych i ogranicza czas spędzony na sprzątaniu. 

Jeśli postawisz na produkty od nas, masz zapewnione wsparcie techniczne. Mamy nowoczesny sprzęt, za pomocą którego szybko diagnozujemy usterkę i w razie możliwości naprawiamy ją na miejscu! To prosty sposób na to, żeby zaoszczędzić na mechanikach oraz zmniejszyć ryzyko wystąpienia opóźnień w pracy kawiarni. Dodatkowo zapewniamy dostęp do wsparcia serwisowego w dowolnej chwili. Nasz zespół odpowie na wszystkie Twoje pytania, dzięki czemu drobne usterki naprawisz samodzielnie i zaoszczędzisz sporo czasu! Nasze usługi obejmują m.in.:

• instalacje, montaż, obsługę i konserwację urządzeń gastronomicznych,
• przeglądy gwarancyjne i pogwarancyjne wyposażenia,
• odkamienianie urządzeń, w których używa się wody, np. piece konwekcyjno-parowe czy zmywarki.

Możesz także podpisać z nami umowę serwisową na stałe. Znamy oferowane urządzenia “jak własną kieszeń” i mamy dostęp do oryginalnych części. Dzięki temu możesz mieć pewność, że naprawione maszyny będą działać na 100%. 

Biznes plan kawiarni – co powinno się w nim znaleźć? 

Jak już wspomnieliśmy wcześniej biznesplan kawiarni to podstawa. Jednak nie wiesz, jak ten dokument powinien dokładnie wyglądać? Oto najważniejsze elementy!

1. Streszczenie kierownicze – w tym fragmencie zawrzyj krótko najważniejsze informacje odnośnie do działalności, którą zamierzasz rozpocząć. Wymień najważniejsze informacje na temat celu prowadzenia firmy, strategii i zatrudnionych pracowników. Nie zapomnij o przedstawieniu wniosków z analiz np. SWOT czy pięciu sił Portera. Na koniec wymień, co będzie się znajdowało w kolejnych rozdziałach biznesplanu.
2. Charakterystyka firmy – tutaj wymień formę własności, datę założenia, lokalizację kawiarni (oraz jej opis), przedmiot działalności, określenie branży, głównych klientów, a także perspektywy firmy. 
3. Strategia bazowa – w biznesplanie nie może zabraknąć opisu tego, jak będzie wyglądać Twoja kawiarnia w rzeczywistości. Pamiętaj także o celach strategicznych, np. takich jak: zapewnienie stabilności finansowej firmie, zdobycie stałych klientów czy rozbudowę działalności.
4. Produkty – tutaj należy zawrzeć informacje o serwowanych potrawach, a także ich dostawcach i odbiorcach. Pamiętaj, aby stworzyć dość szczegółowy portret klienta na podstawie nie tylko własnych obserwacji, ale także badań marketingowych. Warto dodatkowo uwzględnić, jakie potrzeby klientów zaspokaja wybrany produkt. Mogą to być, np. potrzeba organizacji wolnego czasu, czy potrzeba dostępu do smacznych i zdrowych produktów.  
5. Rynek i marketing – w tym rozdziale należy uwzględnić potencjalny rynek zbytu, a także perspektywy jego rozwoju. Nie zapomnij o planie sprzedaży i zjawisku sezonowości popytu. Te informacje warto zawrzeć w tabelach, dzięki temu będą bardziej przejrzyste. Ważne są również plan sprzedaży, analiza konkurencji i działalność marketingową. Na koniec umieść analizę wyników przeprowadzonych badań np. pięciu sił Portera czy analizę otoczenia. Te elementy są niezbędne, aby ocenić szanse na powodzenie Twojego biznesu!
6. Kadra – tutaj ważne są struktura organizacyjna w firmie, opis zespołu i ich płace. To pomoże Ci oszacować wydatki związane z utrzymaniem kawiarni.
7. Technika i logistyka – pamiętaj, aby w biznesplanie koniecznie wymienić m.in. rodzaje stosowanej technologii oraz opisać logistykę poruszania się po lokalu i wokół niego. Jest to szczególnie ważne dla instytucji, które wydają pozwolenia na otworzenie kawiarni.
8. Rozwój, inwestycje i kapitał – finansowe aspekty mają kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego biznesu, ale także dla uzyskanego dofinansowania. Dlatego pamiętaj, aby dokładnie wszystko obliczyć, aby nie pozostawić żadnych wątpliwości. 
9. Harmonogram – na koniec przedstaw, na kiedy planujesz rozpoczęcie każdego etapu prowadzonej działalności. Dzięki temu urzędy będą wiedzieć, jakie zamierzasz podejmować kroki w przyszłości. 

Jeśli masz trudności ze sporządzeniem biznesplanu, zawsze możesz skorzystać z profesjonalnej pomocy. To dobrym pomysł, aby uniknąć pomyłek.

Prowadzenie własnej kawiarni może być bardzo opłacalnym biznesem. Podejdź do tego zadania “z głową”, a znacząco zwiększysz swoje szanse na sukces. Powodzenia!